【テンプレートあり】ジョブディスクリプションとは?記載項目や注意点を解説


【テンプレートあり】ジョブディスクリプションとは?記載項目や注意点を解説

ジョブディスクリプションとは、特定のポジションの業務内容を詳しく書き表した書類のことです。生産性の向上、人事評価の公平化などのメリットがあるため、作成しておくことが望ましいでしょう。
この記事では、ジョブディスクリプションの作り方やテンプレートを紹介します。どのようにジョブディスクリプションを作成すればよいかわからない場合は、役立ててください。

ジョブディスクリプションとは

ジョブディスクリプションとは「職務記述書」と訳される、人事関連の文書のひとつです。ある特定のポジションにおいて、担当する業務の内容が詳しく記載されています。

 

ジョブディスクリプションの目的は、必要なスキルや、出すべき成果などを、ポジションごとに明確化することです。こうしたことが明確になっていると、適切な人事配置や人材の採用、成果に見合った待遇の決定などに役立ちます。

 

ジョブディスクリプションに記載のある内容について詳しくは後述しますが、大まかには職務の内容はもちろん、責任や権限、勤務条件なども含まれます。

 


日本でも注目されつつある

ジョブディスクリプションは現在、国際競争力の養成、人手不足への対応、外国人雇用の増加などを理由に、日本でも注目されつつあります。

 

ジョブディスクリプションはもともと、ジョブ型雇用を主流とする欧州、北米などで導入されてきたものです。これに対して、日本は採用した人材に職務を割り振るメンバーシップ型雇用が主流でした。現在では、富士通や日立製作所などの大企業で、ジョブディスクリプションが導入され始めています。

 

特にグローバル企業においては、海外に拠点をおいた際に日本だけ人事制度がまったく違うため、喫緊の課題となっており、海外社員との意思疎通や公平性の観点においても注目されています。なおカゴメではあえてジョブディスクプリションを作成せずにジョブ型人事制度を導入するなど、さまざまな試みもおこなわれています。


ジョブディスクリプションを導入するメリット・デメリットとは

ジョブディスクリプション導入にあたって、考えられるメリットとデメリットについて解説します。


メリット

ジョブディスクリプション導入のメリットは、生産性の向上にあります。どの職務に就く人に、何の仕事が割り振られているかが一目瞭然になるため、社員はこの指針に沿って成果を上げればよいことになります。

また仕事に対して必要とされるスキルや才能が明確にされることによって、採用活動のミスマッチ防止にも役立つでしょう。

求められる成果が明確になるということは、人事評価の公平化も期待できます。同時に、成果を上げるための知識やスキルを持ったスペシャリストを育成しやすくなることもメリットといえます。


デメリット

ジョブディスクリプションのデメリットは、ジョブローテーションが難しいことです。

専門的な能力・スキルを持つ人材が専門性が高い仕事を担当するため、基本的に専門外の業務を経験することがありません。すると容易にジョブローテーションができず、業務が属人化しやすくなると考えられます。

また、社員同士がお互いに協力して仕事を成し遂げるというよりも、個人が自分の能力で仕事を行う意識を持つため、チームの連携が弱くなりやすいのもデメリットです。


ジョブディスクリプションを活用できるシーンとは

ジョブディスクリプションをもっとも活用できるシーンは、マネージャー層の抜擢や育成を行う場面です。

職務が定義されていることで、社員もマネージャーも自身に求められているミッションを具体的に理解し、自分のキャリア形成について目標を立てて考えることができます。


ジョブ型人事制度を提案するときの資料として

ジョブディスクリプションは、社内でジョブ型雇用制度について議論する際にも役立ちます。今後どのような人材で仕事を進めるべきかを示す、雇用制度の転換を検討している会社にとって重要な資料になるのです。

 

求人票を作成するとき

ジョブディスクリプションは、特に中途採用の求人票を作成するときに役立ちます。

職務内容が整理されているため、より内容の濃い求人票を作成しやすく、ミスマッチの防止にもつながるでしょう。日本でも例えばアルバイト、パート社員は、すでにジョブディスクリプションを導入している人事制度といえます。


職務を整理するとき

業務を棚卸しする際にジョブディスクリプションを活用すれば、不要な業務を省略できる可能性があります。効率のよい仕事のためには、定期的に整理を行うのがおすすめです。

 

ジョブディスクリプションの作り方を紹介

では具体的に、ジョブディスクリプションをどのように作るのか、作り方を紹介します。

 

手順1:情報収集

まずは各職務に関する情報を収集します。例えば職務の等級、職務内容、必要とされる知識・スキル、権限などです。

経営層・人事が求めるものと、現場での認識との間でギャップを最小限にとどめるため、現場のヒアリングも実施しましょう。


手順2:情報の精査

収集した情報をマネージャー、人事担当者などで精査し、業務内容を決定します。必要に応じて、対象となる職務の担当者や専門家にアドバイスを求めることもできます。 


手順3:ジョブディスクリプションの作成

情報がまとまったら、実際に書類として作成します。A4サイズ1枚程度に収まる量を目安として、テンプレートに沿って項目を埋めていく方法が一般的です。さらに、「ビジネスを取り巻く状況の変化に応じて変更が生じる可能性がある」と但し書きを入れておくと安心でしょう。

ジョブディスクリプションのテンプレート

ジョブディスクリプションのテンプレートの一例をご紹介します。記入項目は以下のとおりです。

項目 記入欄
職種名
職種の等級
職務概要
具体的な職務内容
期待されるミッション
組織との関わり方
責任・権限に関する補足
勤務条件
必要とされるスキル・資格など

ジョブディスクリプションに記載すべき項目

では、ジョブディスクリプションに記載すべき項目について解説します。テンプレートの内容をそれぞれ掘り下げてみましょう。

 

職種の基礎情報(職種名、等級)

まず、職種の基礎情報について記載が必要です。

職種名は、例えば「営業」や「総務」といったかたちで記載します。社内でさらに詳しい分類がある場合は、現状に応じて記載内容をアレンジしましょう。

また等級については、「一般」「初級管理職」などの記載方法があります。能力、役割などをもとに5段階程度に分けるのが理想的ですが、これも社内の人事制度にあわせて段階を決定してください。

 

職務の概要・内容

具体的な職務の概要や、内容について記入する欄です。

 

まずは職務の全体像がわかるよう、ポジションの目的、担当する仕事内容など、概要をまとめて記入するとよいでしょう。さらに職務内容をリアルにイメージできるよう、具体的に箇条書きで記載します。

 

このとき記入された内容を理解しやすいように重要度や優先度、頻度の高い職務内容を上位に記載することが大切です。


期待されるミッション

期待されるミッションとは、例えば売上件数や金額などを示しています。この内容は数値化するなどして、できるだけ具体的に記載するのがおすすめです。

 

組織との関わり方

組織との関わり方は、そのポジションの人がどのように組織のフローに関わるのか、関連するチーム名があるかどうか、といったことについて記載します。

 

中途採用の求人などを行う場合、組織との関わり方があらかじめ理解できることで、応募者とのミスマッチの可能性を減らせます。

 

責任・権限に関する補足

責任・権限に関する補足の欄には、そのポジションの人が持つ権限、責任の範囲を記載します。社内外で権限に違いがある場合は、その旨も明記するようにしましょう。

 

直属の上司や部下について、役職や人数を記入しておくと、さらにスムーズです。

 

勤務条件

勤務条件とは、雇用形態、勤務時間、時間外手当支給の有無、勤務地等のことを示しています。

 

この欄に記入することは、従来、求人票などに記入されていたことと同じです。

 

必要なスキル・資格など

必要なスキルや資格などの欄には、そのポジションで必要な知識やスキル、学歴などを記載しましょう。

 

これらの他に、待遇や福利厚生について記載することも重要です。スキルや資格に応じて何らかの諸手当があるようならば、あわせて記入しましょう。

 

ジョブディスクリプションを作成するときの注意点

ジョブディスクリプションは、記入に穴があると企業の運営に支障を来すこともあります。ジョブディスクリプションを作成するときの注意点を確認しましょう。

 

業務内容はしっかり柔軟性を持たせる

まず初期の段階で、業務内容を網羅したジョブディスクリプションを作成しないと、誰も担当していない業務が出てくる可能性があります。穴があると生産性が低下する恐れもあり、注意したいところです。

 

一方で、業務内容を詳細に定義しすぎると、すぐに形骸化する恐れが出てきます。そうならないためには、業務のゴールをきちんと設定し、それまでのやり方に柔軟性をもたせるべきです。

 

適切な柔軟性があれば、的確に業務目的を遂行できるでしょう。

 

見直しを定期的に行う

経営状況などの変化で、職務に求められるスキルが変わってくる可能性は十分にあります。ジョブディスクリプションと現場状況の乖離は、チームワークが発揮できなくなる、社員のモチベーションが下がる等、生産性の低下につながるものです。

 

実際の業務内容とジョブディスクリプションとの間にズレが生じないよう、定期的に見直す必要があります。

 

まとめ

ジョブディスクリプションは、仕事内容を明確に定義し、スムーズな人事や評価・採用に役立てるものとして、注目度が上がっています。ただし作成にあたっては、職務内容の洗い出しから定期的な見直しまで、手間のかかる部分も多いといえるでしょう。

 

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