人事システムの種類や機能・メリットとは?選ぶ際のポイントや代表的なシステムも紹介


人事システムの種類や機能・メリットとは?選ぶ際のポイントや代表的なシステムも紹介

人事部門の業務は煩雑になりがちで、効率化したいと考えている人も多いでしょう。この記事では、人事システムの種類や機能、導入のメリットやポイントなどを紹介します。業務効率化を目指す際の参考にしてください。

そもそも人事システムとは?

人事システムとは、人事部門で行われるさまざまな業務、例えば採用活動や人材育成、評価や給与計算などを効率化するためのITツールです。中には、事務作業の効率化はもちろんのこと、経営戦略に関する情報の管理までカバーするツールもあります。

人事システム導入の目的

現代では、働き方改革の推進や労働者の減少による人材不足、人材の多様化などによって、人事の役割は従来よりも重要視されています。業務内容自体も複雑化し、人事部門の負担が増加しています。人事システムの導入によって、人事部門の業務を自動化・効率化し、負担を軽減することが期待できます。
また、経営戦略、人事戦略の策定をデータに基づいて行うという目的で導入されるシステムもあります。

タレントマネジメントシステムは人事システムの一種

人事システムとは、人事の業務全般をサポートするためのツール全般を指し、労務管理や勤怠管理、給与計算などが含まれていることが特徴です。人事システムの一種に、タレントマネジメントシステムがあります。タレントマネジメントシステムは、人事の中でも経営戦略や人事戦略面を担うためのシステムです。

人事システムの種類や機能

人事システムと一口にいっても、さまざまな種類があります。ここでは、人事システムの種類や機能について詳しく紹介します。

タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントとは社員の情報を一元管理しそれを分析することで、組織横断的に戦略的な人事配置や人材開発を行うことです。年齢や学歴、職歴といった基本的な情報だけでなく、社員のタレント、つまり能力や才能、スキル、経験などといったさまざまな情報を収集し管理します。
タレントマネジメントシステムは、社員のさまざまな情報の管理を効率的に行うための機能を備えたシステムです。例えば、人事評価機能や研修管理機能、採用管理機能といった機能だけでなく、サーベイ機能やダッシュボード機能など、社員の管理・スキル分析に必要なさまざまな機能がそろっています。

人材管理システム

人材管理システムとは社員のスキルや評価、勤続年数などの基本的な情報を管理する機能を備えたシステムです。タレントマネジメントシステムとは異なり、分析よりも管理の機能を重視したシステムです。

労務管理システム

労務管理システムとは、企業と従業員の労使関係の情報管理をサポートするためのシステムです。入退社や福利厚生、社会保障や年末調整などに必要な情報を管理し、書類作成や処理を行う機能があります。

勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、社員の勤務時間や勤務日数などをデータ化するためのシステムです。例えば、シフト調整や給与の自動計算機能、スマホやパソコンを利用したオンライン打刻機能などがあります。

人事評価システム

人事評価システムとは、人事評価や人材育成の課題解決を支援するシステムです。人事評価では、評価者によってばらつきが出る可能性がありますが、システムを活用することでばらつきを少なくし、公平に評価するために役立ちます。

給与計算システム

給与計算システムとは、社員の給与計算を自動化するシステムです。社員によって労働条件や勤務日数などが異なるため、給与計算は煩雑化しがちですが、自動化により人為的なミスを減らせます。また、明細書の作成や振込業務も効率化できます。

採用管理システム

採用管理システムとは、採用活動フローや人材データの管理を一元化できるシステムです。入社説明会や面接などのスケジュール、履歴書や採用の進捗状況、面接評価などのデータ管理ができます。

関連記事:【解説】タレントマネジメントの意味と必要性とは?実践のための方法を解説

人事システムを導入するメリット

人事システムを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

人事部門の負担を軽減できる

人事システムを導入することで、さまざまな業務が自動化できたり一元管理できたりするため、人事部門の業務効率化が図れます。単純作業が少なくなることで人為的ミスを減らせるだけでなく、戦略的採用といった創造的な業務に力を入れられることもメリットです。
また、オフィス以外からでも人事データにアクセスしやすくなり、テレワークでも業務が行えます。

人材育成の計画や実行に役立てられる

社員それぞれの情報を管理できるため、人材育成の面でもメリットが多いです。年齢などの基本的な情報だけではなく個人の目標や評価、研修履歴などを管理できるシステムもあります。それらのデータをもとにして、必要な研修を設定する、面談の予定を立てるといったことができるため、各社員にあった人材育成が可能です。

適切な人材配置が可能になる

こちらは主にタレントマネジメントシステムのメリットですが、社員のさまざまなデータを一元管理することができ、特定の条件に合致した人材を抽出しやすくなります。それぞれの現場にあった人材の絞り込みが簡単にできるようになるため、経営戦略にもとづいた人材配置が可能です。正社員だけでなく、派遣やパート社員といった雇用形態の人材にも対応できることもメリットです。

人事システムを導入する際の注意点

人事システムを導入する際には、注意したいポイントが2つあります。

セキュリティ対策が必要となる

人事システムでは、社員の基本情報や給与、スキルや評価といった個人情報を扱うことになるため、セキュリティ対策を万全にする必要があります。また、プライバシーの観点から、慎重な取り扱いが求められます。そのため、アクセス権限の設定やパスワードの管理などを行い、管理を徹底することが重要です。

自社にあったシステムを選ぶ必要がある

前述したように、人事システムにはさまざまな機能があります。その中から、自社にとってどのような機能が必要なのか、どのシステムがあっているのかを見極めることが重要です。また、システムによっては、自社にあわせたカスタマイズやオプション機能が必要になるケースもあるため、慎重に検討しましょう。

人事システムを選ぶ際のポイント

人事システムを選ぶ際には、以下で紹介する4つのポイントを押さえましょう。

機能性や操作性は十分か

人事システムは、それぞれ搭載されている機能が異なるため、自社で必要となる機能がしっかりと備えられているか確認しましょう。また、使いやすさも重要なポイントとなるため、データ管理や見える可が簡単にできるシステムを選ぶとよいでしょう。トライアルや無料版などがあるシステムも多いため、試しに利用して使い勝手を確認することも効果的です。

既存ツールとの連携は可能か

すでに導入しているツールがある場合は、導入予定のシステムが連携できるかどうかを確認しましょう。連携できる場合は、スムーズな移行や利便性の向上が期待できますが、システムやツールの連携ができない場合、データの移行に手間や時間がかかるケースもあるため注意しましょう。

サポート体制は整っているか

はじめて使うシステムの場合、操作方法がわからない、トラブルが起こってしまい対処法がわからないというケースも少なくありません。そのようなトラブルが起こった際に、迅速に対応してもらえる体制があるかどうかは重要です。サポートの有無はもちろんのこと、サポート方法や対応可能な時間帯などもチェックします。

目的にあわせてカスタマイズが可能か

システムのカスタマイズ性もチェックしましょう。自社の目的や状況にあったカスタマイズができることも重要なポイントです。例えば、社員数の増減や人事規定の変更などへ対応できるか確認します。カスタマイズをする際に、誰が作業をするのかは「外部ベンダー」「社内のシステム部」「人事担当者」の3パターンがあります。

人事システムの代表的な製品を紹介

ここでは、代表的な人事システム製品を4つ紹介します。

タレントマネジメントシステム:タレントパレット

タレントパレットは、IT技術やデータを活用して、科学的人事戦略が行える人タレントマネジメントシステムです。さまざまな人材データを一括管理でき、これらを分析することで適切な人材配置や評価などが可能になります。タレントパレットには、人事評価機能や採用管理機能、研修管理機能やダッシュボード、サーベイ機能などの役立つ機能が搭載されています。

勤怠管理システム:マネーフォワードクラウド勤怠

マネーフォワードクラウド勤怠は、働き方改革をサポートするための勤怠管理システムです。クラウドサービスで、複数人での管理が可能で、インターネットにつながっていればどこからでもアクセスできます。勤怠チェックやシフト管理、有給休暇や移動履歴管理などの機能が搭載されています。

給与計算システム:やよいの給与明細オンライン

やよいの給与明細オンラインは、簡単に設定できることが特徴で、専門的な設定なしで利用可能です。アフターフォローも充実しており、トラブルがあっても安心です。給与自動計算機能や給与・賞与明細書の作成機能が搭載されており、テンプレートも複数用意されているため、利用しやすくなっています。

採用管理システム:ジョブカン採用管理

ジョブカン採用管理とは、応募から採用まで一元管理できるシステムです。その他のジョブカンシリーズと連携できるため、データ移行などの手間と労力が省けます。採用サイトの作成や履歴書・メール履歴などの管理、選考状況や選考日程管理、応募経路による内定率の分析なとの機能が搭載されています。

まとめ

人事システムには、さまざまな種類や機能があります。自社にあったシステムを選んで導入することで、業務の効率化や経営戦略に応じた人材配置などが行えるでしょう。
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